Instructie data-import (handmatig)

Dit artikel is geschreven voor scholen die gebruik maken van de handmatige data-import. Maak je gebruik van een automatische koppeling? Met bijv. Magister of Somtoday? Dan is dit artikel niet voor je van toepassing.

Tip: Klik hier voor een handige verkorte checklist die je kunt printen.

Hulp nodig? Mail naar help@catwise.nl voor het maken van een afspraak om op afstand mee te kijken. (Let op; bij vragen over de export vanuit de ELO (Bijvoorbeeld Magister of SOM) kun je contact opnemen met hen.)

Stap 1. Data importeren

Data importeren en beheren doe je bij Beheer > Data beheren.

Als 'applicatiebeheerder' ben je verantwoordelijk voor het importeren en beheren van de data. Het gaat om vier bestanden: leerlingen, medewerkers, vakkenpakket en foto's.

1.1 Leerlingen importeren

Ga naar Beheer > Data beheren > Leerlingen importeren. De rest wijst zich vanzelf; volg de instructies binnen de tool of lees ze na in het artikel Leerlingen importeren.

Let op: Het SSO User-ID en leerlingnummer zijn meestal niet hetzelfde nummer. Controleer goed wat bij jou op school als SSO User-ID wordt gebruikt. Lees meer over SSO User-ID in het artikel SSO User-ID .

1.2 Medewerkers importeren

Ga naar Beheer > Data beheren > Medewerkers importeren. De rest wijst zich vanzelf; volg de instructies binnen de tool of lees ze na in het artikel Medewerkers importeren.

Let op! Het SSO User-ID en personeelsnummer zijn meestal niet hetzelfde nummer. Controleer goed wat bij jou op school als SSO User-ID wordt gebruikt. Lees meer over SSO User-ID in het in het artikel SSO User-ID.

1.3 Vakkenpakket importeren

Ga naar Beheer > Data beheren > Vakkenpakket importeren. De rest wijst zich vanzelf; volg de instructies binnen de tool of lees ze na in het artikel Vakkenpakket importeren.

Tip: Doe de import van het vakkenpakket zo laat mogelijk (week van tevoren), zodat de data up-to-date is.

1.4 Foto's importeren

Ga naar Beheer > Leerling pasfoto's De rest wijst zich vanzelf; volg de instructies binnen de tool of lees ze na in het artikel Foto's importeren en beheren.

Stap 2. Datacontrole en instellingen

2.1 Leerlingen controleren

1. Ga naar Beheer > Data beheren > Leerlingen beheren en controleer steekproefsgewijs bij een aantal leerlingen of de juiste data in de juiste kolom staat.

2. Ga naar Beheer > Data beheren > Lesgroepen bewerken en controleer steekproefsgewijs bij een aantal vakdocenten of de juiste lesgroepen met bijbehorende leerlingen zichtbaar zijn.

2.2 Medewerkers controleren en rollen instellen

1. Ga naar Beheer > Data beheren > Medewerkers beheren en controleer bij een aantal docenten of de juiste data in de juiste kolom staat.

2. Ga naar Beheer > Data beheren > Medewerkers beheren en pas in de kolom rol de rollen aan. Let op! Dit is een belangrijke stap. Bepaal binnen schools wie welke rol moet krijgen. Lees hier meer over rollen.

2.3 Vakkenpakket controleren

Ga naar Beheer > Data beheren > Vakken bewerken en verwijder niet relevante vakken. (Soms staan er niet relevante vakken in die met de import vanuit de ELO zijn meegekomen, zoals bijvoorbeeld Maatschappelijke Stage.)

Stap 3. Data up-to-date houden

Let op: Openstaande besprekingen worden niet direct geüpdatet wanneer je aanpassingen doet in het vakkenpakket.

Wil je het vakkenpakket van een openstaande bespreking wel updaten? Ga dan naar Beheer > Besprekingen. Vervolgens kies je bij de betreffende bespreken voor Vakkenpakket updaten. Het is logischerwijs niet mogelijk gesloten of gearchiveerde besprekingen te updaten.

Staat er iets in een lopende bespreking niet juist dan kun je het vakkenpakket updaten, maar je kunt ook bij Tijdelijke wijzigingen een docent toevoegen aan een lesgroep of juist verwijderen. Dit is minder ingrijpend dan Vakkenpakket updaten. Lees meer hierover in Bespreking beheren

3.1 Data update via CSV

Wanneer er wijzigingen zijn binnen het vakkenpakket kun je:

Het huidige vakkenpakket verwijderen en een volledig nieuwe import doen;
Of direct een (deel van een) vakkenpakket importeren. In dit geval worden bestaande records aangepast en nieuwe records toegevoegd.

Reeds aangemaakte besprekingen blijven gewoon bestaan, er gaat niks verloren. Als je het nieuwe vakkenpakket wilt toepassen op een openstaande bespreking, kies je bij die bespreking voor de optie Vakkenpakket updaten of Tijdelijke wijzingen.

Wanneer er wijzigingen zijn bij medewerkers of leerlingen kun je een nieuwe CSV import doen. In dit geval worden bestaande records aangepast en nieuwe records toegevoegd. Wijzigingen van leerlingen of medewerkers zijn direct zichtbaar in de openstaande besprekingen.

Pas als je een leerling verwijdert, verwijder je alle bij de leerling behorende data. Lees meer over het verwijderen van data in het artikel Leerlingen verwijderen en het artikel Medewerkers verwijderen. Na het verwijderen van een medewerker blijft de gegeven feedback gewoon zichtbaar in de historie van een leerling.

3.2 Handmatige wijzigingen in de data

Handmatige wijzigen in de data kun je doen via Beheer > Data beheren

Leerlingendata handmatig wijzigen via Beheer > Data > Leerlingen beheren, bijv. andere klas of andere mentor. Je kunt hier niet handmatig een leerling toevoegen. Dit kan alleen bij Leerlingen importeren middels een importbestand,
Medewerkers handmatig bewerken, bijv. mailadres aanpassen kan via Beheer > Data beheren > Medewerkers beheren. Je kunt hier niet handmatig een leerling toevoegen. Dit kan alleen bij Medewerkers importeren middels een importbestand.
Lesgroepen handmatig aanpassen via Beheer > Data beheren > Lesgroepen bewerken (Dit raden wij niet aan; doe bij voorkeur een nieuwe CSV import!)

Let op: Openstaande besprekingen worden niet direct geüpdatet wanneer je aanpassingen doet in het vakkenpakket.

Wil je het vakkenpakket van een openstaande bespreking wel updaten? Ga dan naar Beheer > Besprekingen.

Het is logischerwijs niet mogelijk gesloten of gearchiveerde besprekingen te updaten.

3.3 Leerlingen verwijderen

Wanneer een leerling de school verlaat moet deze verwijderd worden uit de tool. Dat kan op 2 manieren:

Individuele leerlingen kun je handmatig verwijderen door via Beheer > Data beheren> Leerlingen beheren en te klikken op Verwijderen
Grote groepen leerlingen kun je verwijderen via Beheer > Data beheren> Leerlingen verwijderen via import. De rest wijst zich vanzelf; volg de instructies binnen de tool of lees ze na in het artikel Leerlingen verwijderen.

Klaar!

- Vervolg nu stap 3 van de Handleiding technisch beheerder

- Doorloop de Checklist nieuw schooljaar

Kom je er niet uit? Neem contact op met de helpdesk