Rollen

• Vaak de technisch/applicatiebeheerder die onderstaande skills beheerst. We adviseren één persoon hiervoor verantwoordelijk te maken. Bij een scholengroep is deze persoon meestal werkzaam op het hoofdkantoor.

• Toegang tot alle functies, belangrijkste onderdelen:
• Koppeling instellen
• Data beheren
• Eventueel ondersteunen bij: 
• Besprekingen aanmaken

• Magister: Alle beheer functies in Magister (o.a. aanmaken webservice gebruiker) en Decibel
• Somtoday: Aanmaken gebruikersrol en instellen webservice gebruiker 

• Printlijsten/exportprofielen aanmaken in LVS (Magister, SOM, etc.), 
• Exporteren uit LVS (bijv. Magister, SOM), Cellen samenvoegen in Excel, 
• CSV bestanden maken en configureren, CSV imports en exports. 
• Technische kennis noodzakelijk (!)

Bij het gebruiken van een automatische koppeling:

• Eenmalig automatische koppeling met Somtoday/Magister instellen
• Jaarlijks:
• Pasfoto's importeren
• Oud leerlingen en personeel verwijderen
• Lesperiode instellingen bijwerken

Wanneer géén gebruik wordt gemaakt van een automatische koppeling:

• Periodiek handmatig data importeren d.m.v. CSV:
• Personeel importeren
• Leerlingen importeren
• Vakkenpakket importeren
• Foto's importeren
• Oud leerlingen en personeel verwijderen

• Aan het begin van het schooljaar
• Wanneer geen gebruik wordt gemaakt van een automatische koppeling: Bij wijzigingen (Veel scholen doen dit periodiek, bijvoorbeeld 2x per jaar, voorafgaand aan het toevoegen van een nieuwe bespreking.)

• Als een leerling wordt verwijderd, dan wordt alle ingevulde feedback en plan van aanpakken van deze leerling ook permanent verwijderd.
• Als een docent wordt verwijderd, blijft alle ingevulde feedback van deze docent bewaard zolang de leerling nog in het systeem staat.
• Wanneer een docent via Help in de tool aangeeft dat er een leerling of bespreking mist, krijgt de Applicatiebeheerder daar automatisch een e-mailbericht over. 

• Een bespreking is een moment opname. Wanneer een bespreking wordt aangemaakt, wordt de op dat moment actuele vakkenpakket data gebruikt. Wanneer de vakkenpakket data daarna wijzigt, wordt dit niet automatisch aangepast in de openstaande bespreking. Dit kan (wanneer gewenst!) wel handmatig worden getriggerd, door de bespreking te openen en te klikken op "Vakkenpakket data synchroniseren".

  LET OP: bij een open bespreking adviseren we enkel wijzigingen te doen via "Tijdelijke wijzigingen" omdat anders reeds ingevulde feedback verloren kan gaan!

  Beide wijzigingen toepassen kan ook worden gedaan door de organisator. 

• Het verwijderen/importeren van ‘rooster’-bestanden heeft geen invloed op de huidige openstaande/gesloten besprekingen.

• Vaak één of meerdere teamleider(s) en/of Leerjaarcoordinator(en).
• Soms kiezen scholen ervoor om de applicatiebeheerder ook deze rol te laten vervullen, maar die heeft dan wel de rol 'applicatiebeheerder'.
• De organisator zit altijd op de vestiging van de school, en is verantwoordelijk voor het toekennen van de juiste rollen aan collega's (behalve applicatiebeheerder), het beheren van de instellingen in de tool en het uploaden van de pasfoto's van leerlingen.

• In principe alle rechten, behalve:
• Toewijzen rol Applicatiebeheerder
• Koppeling beheren
• Belangrijkste rechten:
• Beheren van de school instellingen
• Toekennen van rollen (behalve applicatiebeheerder)
• Uploaden van de pasfoto's
• Beheren/uitzetten van besprekingen

• Instellingen in de online tool wijzigen
• Organisatorisch
• Geen technische kennis noodzakelijk

• Schoolinstellingen beheren en pasfoto's uploaden
• Nieuwe besprekingen toevoegen
• Uitnodiging versturen aan vakdocenten
• Status van bespreking wijzigen: openen/sluiten/archiveren
• Verplichte velden instellen
• Wat kan de leerling zien?-instellen
• Instructies voor docent/leerling schrijven
• Wanneer nodig: De vakkenpakket data van de openstaande bespreking synchroniseren met de actuele gegevens.

• Periodiek, veel scholen houden 2 of 3 keer per jaar een bespreking

• Bij het aanmaken van een bespreking, wordt gekeken naar het op dat moment actuele vakkenpakket. Je kunt dit later updaten door binnen een bespreking te kiezen voor 'Synchroniseren' en 'vakkenpakket udaten'. Ook kun je in een aangemaakte bespreking bij Planning, onder A1, kiezen voor de optie 'automatisch vakkenpakket updaten' bij het openen van de bespreking. 

• Afdelingsleiders / MT
• Soms kiezen scholen er voor om ook leerjaarcoördinatoren en/of zorgcoördinatoren deze rol te geven. 

• Hetzelfde als de docent/mentor plus:
• Overzichten inzien

• Teamleiders hebben, naast rol en rechten als docent/mentor, ook toegang tot het menu Overzichten:
• Besprekingen
• Lesgroepen per vakdocent
• Portfolio per leerling
• Rapporten per mentorklas
• Rapporten per mentor

• Alle docenten en mentoren

• Eigen besprekingen
• Eigen mentorleerlingen
• Eigen lesgroepen! Elke docent ziet in het hoofdmenu een knopje "Mijn Lesgroepen". Hier ziet de docent altijd de meest recente feedback van de lesgroepen die hij/zij nu les geeft.

Als docent:

• Leerlingen van feedback voorzien

Als mentor:

• Feedback delen met leerling

• De historie van een leerling is in te zien door op het klokje achter de naam van een leerling te klikken.
• Het profiel van de leerling dus het volledige feedbackrapport en/of portfolio is te zien door op de leerling te drukken

• Decaan, Burgerschapscoördinator, Stagecoördinator

• Kan de schoolinstellingen m.b.t. de module Portfolio beheren
• Kan taken klaarzetten in het Catwise Portfolio voor leerlingen en hier schoolbrede en burgerschapsvaardigheden en LOB competenties en vaardigheden aan koppelen.

Als docent:

• Leerlingen aansporen om activiteiten in hun Catwise Portfolio te zetten

Als mentor:

• Leerlingen vragen naar hun portfolio tijdens het driehoeksgesprek en aansporen activiteiten toe te voegen aan hun portfolio

Als organisator portfolio

• Taken die de school wil klaarzetten voor leerlingen om ieder geval op te nemen in het portfolio
• Instellingen portfolio indien nodig wijzigen

• Organisator portfolio heeft alleen deze rechten wanneer binnen de school gewerkt wordt met het Catwise Portfolio.
• Werkt school niet met Catwise Portfolio dan heeft de rol organisator dezelfde rechten als een docent/mentor en enkel voor de leerlingbespreking-module.
• Het portfolio is nu volledig geschikt voor onder andere Burgerschapsvorming, CV opbouwen, LOB, en meer!