Checklist applicatiebeheer nieuw schooljaar (handmatig)

Dit artikel is geschreven voor scholen die gebruik maken van de handmatige data-import. Maak je gebruik van een automatische koppeling? Met bijv. Magister of Somtoday? Dan is dit artikel niet voor je van toepassing.

Doorloop de onderstaande vijf stappen om Catwise Leerlingbespreking klaar te maken voor een nieuw schooljaar. Om ervoor te zorgen dat de data actueel is kun je het beste kort voor een bespreking de data actualiseren. 

1. Verwijder oud-leerlingen 

Zie het artikel Leerlingen verwijderen voor meer info. (Let op: Verwijder geen leerlingen die nog op school zitten, dan verdwijnt de historie van deze leerling namelijk ook. Je moet deze leerlingen wel actualiseren, zie stap 4.)

2. Verwijder oud-medewerkers

Oud-medewerkers kunnen handmatig worden verwijderd. Ga naar Beheer > Data beheren > Medewerkers beheren. Klik bij de te verwijderen medewerker op het prullenbakje om deze handmatig te verwijderen. Of ga naar het artikel Medewerkers verwijderen voor het verwijderen van meerdere medewerkers tegelijk. (Feedback die oud-medewerkers hebben gegeven over leerlingen die nu nog op school zitten blijft gewoon inzichtelijk.)

3. Actualiseer leerlingen, medewerkers en pasfoto's

Actualiseer de data door middel van de gebruikelijke CSV import. De tool overschrijft reeds ingevoerde data op basis van leerlingnummer en personeelsnummer, de overige variabelen worden geactualiseerd en nieuwe records worden toegevoegd. De pasfoto's worden automatisch opgeschoond.

Vergeet niet om de pasfoto's van nieuwe leerlingen te uploaden. Je mag ook ALLE pasfoto's uploaden, hij overschrijft dan de pasfoto's die er al in staan. 

4. Verwijder het oude vakkenpakket en importeer het nieuwe vakkenpakket.

Klik onder Vakkenpakket importeren op de rode knop 'Vakkenpakket leegmaken'. Vervolgens importeer je het nieuwe vakkenpakket door middel van de gebruikelijke CSV import. 

5. Richt de omgeving 'slim' in

Door leerlingen en medewerkers via hun ELO naar Catwise Leerlingbespreking te verwijzen hoeft men geen wachtwoord in te voeren. Met 1 klik ben je als gebruiker dan ingelogd, dat geeft de meest vriendelijke gebruikerservaring. Plaats daarbij NIET de link naar de publieke website, maar de link https://app.catwise.nl/#/inloggen.

Maak je gebruik van Magister of Somtoday? Stap dan over naar onze automatische koppelingen! 

Voorbeelden:

• Werk je met Magister? Plaats de link https://app.catwise.nl/#/inloggen dan onder ELO > Bronnen > Kennisnet > Leerlingbespreking.nl
• Werk je met Magister.me? Maak dan een tegel aan met de link https://app.cawise.nl/#/inloggen. 
• Werk je met Somtoday? Plaats de link https://app.catwise.nl/#/inloggen in Somtoday onder leermiddelen.