Checklist technisch beheer nieuw schooljaar (Somtoday koppeling)
Dit artikel is geschreven voor scholen die gebruik maken van de Somtoday koppeling.
Als er een nieuw schooljaar begint, moeten de nieuwe leerlingen en vakkenpakketten uiteraard een plek in Catwise krijgen, en de schoolverlaters mogen uit de tool gehaald worden.
Omdat er een verbinding is met Somtoday Connect wordt de data automatisch uit Somtoday en hoef je in de tool geen nieuw schooljaar meer toe te voegen.
Check bij Beheer - Sync Log wel even of het syncen nog steeds elke nacht goed gaat. Gaat het niet goed, neem dan contact op met help@catwise.nl en we kijken samen even waarom het syncen niet goed gaat.
Gaat het goed? Volg dan onderstaande stappen om de tool klaar te zetten voor komend schooljaar.
Om de tool klaar te zetten voor het nieuwe schooljaar, moeten de volgende stappen gevolgd worden:
Stap 1. Leerlingen controleren en opschonen
Ga naar Beheer > Koppeling beheren > Leerlingen testen
Controleer of de nieuwe leerlingen er ook daadwerkelijk er in staan. Klopt het? Klik dan op Leerlingen syncen
Bij Beheer > Data beheren> Leerlingen zie je dat de schoolverlaters er ook nog tussen staan, dit klopt. Dit gaan we nu opschonen....
Ga naar Beheer > Koppeling beheren en klik op > Leerlingen opschonen
Nu krijg je een lijst te zien met leerlingen die worden verwijderd.
Controleer deze lijst zorgvuldig!
Belangrijk: als je leerlingen hebt verwijderd is dit niet terug te draaien!
Als je zeker weet dat dit inderdaad de leerlingen zijn die verwijderd moeten worden, klik je op
Alle leerlingen en bijbehorende feedback worden permanent verwijderd (inclusief bijbehorende feedback en plusdocument).
Klopt de lijst niet, en worden er leerlingen verwijderd die je niet uit Catwise wilt verwijderen? Neem contact op met de helpdesk help@catwise.nl
Als leerlingen van locatie veranderen en de gegevens moeten worden meegenomen, neem dan vóór het opschonen eerst contact op met je onderwijsadviseur! Sla de bovenstaande stap dus over! Als je de leerlingen hebt opgeschoond, kunnen de gegevens NIET meer teruggehaald worden en overgezet naar de andere locatie!
Stap 2. Medewerkers synchroniseren
1. Ga naar Beheer > Koppeling beheren
2. Klik op Medewerkers testen. Controleer of dit inderdaad alle medewerkers uit het nieuwe schooljaar zijn.
3. Klopt de test-lijst? Klik dan op Medewerkers syncen.
4. Personeelsleden die niet meer werkzaam zijn op school dit schooljaar worden automatisch uit de tool verwijderd.
Stap 3. Vakkenpakket lijst controleren
1. Ga naar Beheer > Koppeling beheren
2. Klik op Vakkenpakket testen
3. Controleer of dit inderdaad alle vakkenpakketten zijn van het nieuwe schooljaar. Klopt het? Klik dan op Vakkenpakket syncen
Stap 4. Nieuwe pasfoto's toevoegen
Vanuit de Somtoday koppeling kunnen de pasfoto's automatisch mee gesynct worden in de tool. In de koppeling van Somtoday moet hiervoor toestemming gegeven worden. Elke nacht worden de foto's gesynct in de tool bij de leerlingen, dus hoef je hier niet meer naar om te kijken.
Wil je de pasfoto's handmatig uploaden, volg dan onderstaande stappen:
- Ga naar Beheer > Data beheren > Leerling pasfoto's
- Verzamel alle pasfoto bestanden
- De bestandsnaam van elke pasfoto moet identiek zijn aan het leerling nummer
- Plaats alle bestanden in dezelfde map
- Comprimeer alle bestanden naar een ZIP-bestand. Dit ZIP-bestand kun je vervolgens uploaden
Kijk bij Foto's importeren en beheren voor de uitgebreide werkwijze.
Je kunt de pasfoto's van enkel de nieuwe leerlingen selecteren, maar je mag ook ALLE pasfoto's selecteren. De reeds bestaande pasfoto's zullen dan worden overschreven. (Opschonen van de pasfoto's van schoolverlaters is niet nodig, dit gebeurt automatisch wanneer de leerlingen worden opgeschoond)
Stap 5. Rollen instellen
Ga naar Beheer > Data beheren >Medewerkers beheren en pas de rollen naar wens aan. Zie voor meer info over rollen het artikel Rollen.
Stap 6. Testen en steekproef
Nu alles staat ingesteld, is het verstandig om nog even (steekproefsgewijs) te controleren of alles goed staat. Dit kan via de volgende stappen.
- Op de pagina Beheer, onder het kopje Data beheren staan:
- Leerlingen beheren
- Leerling pasfoto's
- Medewerkers beheren
- Lesgroepen bewerken
- Vakken bewerken
- Voeg een test bespreking toe voor alle klassen en vakken, zonder collega's uit te nodigen.
- Vervolgens kun je het volgende controleren:
- Via Beheer > Besprekingen open je de test bespreking. Klik de vakdocenten aan om de lesgroepen te controleren. Klopt dit?
- Via Overzichten kun je filters aanklikken om te checken of alles goed staat
Heb je vragen over bovenstaande checklist? Mail gerust naar help@catwise.nl